CONTROL:
Burt K. Scanlan
El control tiene como objeto cerciorarse de que los hechos vayan de acuerdo
con los planes establecidos.
Robert Eckles, Ronald Carmichael y Bernard Sarchet
Es la regulación de las actividades, de conformidad con un plan creado para
alcanzar ciertos objetivos.
George R. Terry
El proceso para determinar lo que se esta llevando a cabo, valorizándolo y si es
necesario, aplicando medidas correctivas, de manera que la ejecución se
desarrolle de acuerdo con lo planeado.
Henry Fayol
Consiste en verificar si todo ocurre de conformidad con el plan adoptado, con
las instrucciones emitidas y con los principios establecidos. Tiene como fin
señalar las debilidades y errores para poder rectificarlos e impedir que se
produzcan nuevamente.
Elementos del concepto
En relación con lo planeado. El control siempre existe para verificar el logro de los objetivos que se establecen en la planeación. Para controlar es imprescindible medir y cuantificar los resultados. Detectar desviaciones. Una de las funciones inherentes al control es descubrir las diferencias que se presentan entre la ejecución y la planeación. Establecer medidas correctivas. El objeto del control es prever y corregir los errores.
El control es el proceso por el cual los gerentes monitorean y reglamentan la eficiencia y la eficacia con que una organización y sus miembros desempeñan las actividades necesarias para alcanzar las metas organizacionales.
Importancia del Control
Establece medidas para corregir las actividades, para que se alcancen los planes exitosamente. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas y a los actos. Determina y analiza rápidamente las causas que pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan a presentar en el futuro.
Principios del Control
- Equilibrio. A cada grupo o delegación conferido debe proporcionársele el grado de control correspondiente.
- De los objetivos. Se refiere a que el control existe en función de los objetivos, el control es un medio para alcanzar los objetivos preestablecidos.
- De la oportunidad. El control para que sea eficaz, necesita ser oportuno, debe aplicarse antes de que se efectué el error, de tal manera que sea posible tomar medidas correctivas con anticipación.
- De las desviaciones. Todas las variaciones o desviaciones que se presenten en relación con los planes deben ser analizadas detalladamente, de tal manera que sea posible conocer las causas que las originaron, para poder tomar las medidas necesarias para evitarlas en el futuro.
- Costeabilidad. El establecimiento de un sistema de control debe justificar el costo que este represente en tiempo y dinero, en relación con las ventajas reales que este reporte.
- De excepción. El control debe aplicarse, preferentemente, a las actividades excepcionales o representativas, a fin de reducir costos y tiempo.
- De la función controlada. La función controladora por ningún motivo debe comprender a la función controlada, ya que pierde efectividad el control. Una persona o la función que realiza el control no debe estar involucrada con la actividad a controlar.
El control es una etapa primordial en la
administración, pues, aunque una empresa cuente con magníficos planes, una
estructura organizacional adecuada y una dirección eficiente, el ejecutivo no podrá
verificar cuál es la situación real de la organización y no existe un mecanismo
que se cerciore e informe si los hechos van de acuerdo con los objetivos.
Podemos decir que el control en el proceso administrativo es muy
importante en la organización porque de modo directo o indirecta interactúa con
la planeación en cuatro formas.
Bases del
control
-
Planear y organizar.
- Hacer.
- Evaluar
- Mejorar.
FUNCIONES
DEL SISTEMA DE CONTROL
Con la
intención de alcanzar dicho propósito son cuatro funciones atribuidas a un
sistema de control.
a. El énfasis en los objetivos.- En cualquier
organización el comportamiento de sus miembros puede estar orientado a sus
propias necesidades más que a los objetivos de la organización. Por lo tanto un
sistema de control debe ser capaz de motivar a las personas para que tomen
decisiones y actúen según los objetivos de la empresa.
b. La necesidad de
coordinación.- En todas las
organizaciones existe la necesidad de integrar el esfuerzo de todos sus
miembros incluso en organizaciones de reducido tamaño el origen de los
problemas reside en la falta de coordinación. En ocasiones el ejercicio del
control puede consistir simplemente en encuentros periódicos o la elaboración
de informes que se aseguren la coordinación y el correcto funcionamiento de la
organización. En cambio, en las organizaciones de mayor tamaño, los problemas
de coordinación suelen ser mayores y es necesario un mayor control.
c. Autonomía y control.- Todo sistema de control
debe ofrecer información sobre los resultados de las operaciones y el desempeño
de los individuos. Esta información permite a la organización poder evaluar los
resultados mientras simultáneamente los individuos pueden trabar sin necesidad
de una revisión permanente sobre sus acciones y decisiones.
TENDENCIAS DEL CONTROL
ADMINISTRATIVO
Existen tres
tendencias básicas de control, en función de los recursos, de la actividad y de
los resultados dentro de la organización, estos son: el control preliminar,
concurrente y de retroalimentación.
a.
El primero se
enfoca en la prevención de las desviaciones en la calidad y en la cantidad de
recursos utilizados en la organización.
b.
El segundo,
vigila las operaciones en funcionamiento para asegurarse que los objetivos se
están alcanzando, los estándares que guían a la actividad en funcionamiento se
derivan de las descripciones del trabajo y de las políticas que surgen de la
función de la planificación
c.
El tercer y
último se centra en los resultados finales, las medidas correctivas se orientan
hacia la mejora del proceso para la adquisición de recursos o hacia las
operaciones entre sí.
DESCENTRALIZACION:
Es la práctica de delegar competencias para la toma de decisiones a los niveles de responsabilidad más bajos de la organización. Así, uno de los asuntos de mayor importancia que enfrenta una empresa con estructura descentralizada o estructura divisional es el grado de descentralización y por lo tanto en estos casos se justificaría la intervención de la Corporación. cuando las empresas descentralizadas en la toma de decisiones no delegan el control en los directivos de las unidades de nivel inferior. el control se reserva para las unidades descentralizadas( como centros de responsabilidad, los cuales desarrollan medidas de rendimiento y crean un sistema de recompensas apoyado en el control del comportamiento del centro de responsabilidad. La descentralización permite que una organización tome ventaja de un conocimiento especializado.
Dispersión de autoridad a lo
largo de la estructura:
·
Delegar
decisiones
·
Fijación
de políticas
·
Selección/
capacitación de personal
·
Controles
adecuados
Indicadores de
descentralización
·
Número
de decisiones en niveles inferiores
·
Importancia
de las decisiones delegadas
·
Funcione
afectadas por decisiones delegadas
·
Control
ejercido por los niveles superiores
·
Número
de subordinados
·
Departamentalización
en base a las necesidades del mercado,
Factores que influyen en el
grado de descentralización
·
Cuando
el entorno es complejo e incierto
·
Estrategias
competitivas flexibles
·
Decisiones
tratan aspectos cotidianos
·
Dirección
intermedia capacitada
·
Mecanismo
de control efectivos
·
La
cultura empresarial favorece la implicación de los directivos
Ventajas:
·
Descarga
a la alta dirección
·
Fomenta
la adopción de decisiones
·
Adaptación
a condiciones cambiantes
·
Rapidez
en la toma de decisiones
Desventajas:
·
Pérdida
de control del poder
·
Dificulta
la aplicación de políticas uniformes
·
Mayor
complejidad y coste de coordinación
·
Inversión
en la capacitación
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